Impormasyong nakasaad sa COE

Dear Attorney,

Maaari po bang ilagay ng employer sa Certificate of Employment na ang empleyado ay nag-AWOL? – Mike

Dear Mike,

Ang Certificate of Employment (COE) ay isang dokumento na nagpapatunay lamang ng mga pangunahing detalye ng employment ng isang empleyado, tulad ng petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng trabaho at ang posisyon na kanyang hinawakan. Ayon sa mga patakaran ng Department of Labor and Employment, partikular ng ang Labor Advisory No. 06-20, ang employer ay may obligasyon na magbigay ng COE kapag ito ay hiniling ng empleyado, at ito ay dapat ibigay sa loob ng tatlong araw mula sa request. 

Ang COE ay karaniwang limitado lamang sa mga impormasyong tulad ng posisyon at tagal ng serbisyo. Hindi kinakailangan at karaniwang hindi nararapat na ilagay sa COE ang mga negatibong detalye tulad ng pag a-AWOL, misconduct, o dahilan ng termination, dahil ang COE ay hindi clearance o evaluation document kundi isang simpleng patunay lamang ng employment.

Kaya sa pangkalahatan, hindi dapat isama ng employer sa COE ang dahilan ng separation tulad ng resignation, termination, redundancy, o AWOL. Ang COE ay dapat neutral at limitado lamang sa pagsasaad ukol sa mga detalye ng employment. Ang paglalagay ng dahilan ng pag-alis ay lumalampas na sa layunin ng COE at maaaring magdulot ng mga isyu ukol sa privacy at reputasyon ng empleyado.

Gayunman, kung ang karagdagang impormasyon na ilalagay sa COE ay purong factual statement lamang at wala namang mapanirang komento, o kung ito ay mismong hiniling ng empleyado dahil sa partikular niyang pangangailangan, maari namang sabihin na walang labor violation kung gagawin ito ng employer.

Pero para makaiwas ang employer sa mga legal na issue, pinakamainam na ang Certificate of Employment ay dapat lamang maglaman ng petsa ng employment at posisyon, at hindi nararapat na lagyan pa ng ibang mga pahayag katulad na ang empleyado ay nag-AWOL. Kung ilalagay ang mga impormasyong katulad nito ay maaring makasira pa ito sa reputasyon at sa kakayahang makahanap ng trabaho ng empleyado kaya maaari pa itong makuwestiyon bilang paglabag sa karapatan nila at posibleng magdulot ng legal na pananagutan para sa employer.